11. Auswahl eines geeigneten Content Management Systems *

Das für alle Zwecke optimale Content Management System gibt es wohl nicht. Darüber hinaus ist es bei der derzeitigen Marktlage unmöglich, einen überblickbaren Kriterienkatalog aufzustellen, der unweigerlich zur Auswahl des „richtigen“ Produkt für jeden einzelnen Anwendungsfall führt. Umso wichtiger ist es daher, die Auswahl eines Produkts genau und systematisch anzugehen.

Im Gegensatz zu den versprochenen Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen erweisen sich viele CMS-Lösungen in der unternehmerischen Praxis als gefräßige Kapitalvernichter. Die Ursache liegt zumeist in einem mangelhaften Projektmanagement sowie Fehlern bei der Produktauswahl.

Es gibt eine Reihe von Unternehmen, die Content Management Systeme einsetzen, hierfür siebenstellige Projektsummen budgetieren und freigeben, und die im Nachhinein feststellen müssen, dass die Amortisationszeit für die Projektkosten mehrere Jahrzehnte beträgt. Zurückzuführen sind derartige Konstellationen auf:

• allzu große Trendgläubigkeit und Konzentration auf einzelne Features,
• mangelnde Erfahrung mit dem Thema Internet (ggf. auch bei den externen Beratern),
• das Unterlassen einer Kosten / Nutzenanalyse oder – damit verbunden –
• die Auswahl des falschen Systems.

Das für alle Zwecke optimale Content Management System gibt es wohl nicht. Es ist sogar unmöglich, bei der derzeitigen Marktlage einen überblickbaren Kriterienkatalog aufzustellen, der unweigerlich zum „richtigen“ Produkt für jeden einzelnen Anwendungsfall führt. Umso wichtiger ist es daher, die Auswahl eines Produktes genau und systematisch anzugehen.

Die Auswahl eines CMS gliedert sich in verschiedene Teilprozesse:

1. Interne Analyse der eigenen Situation und der vorhandenen Bedürfnisse
2. Formulierung und vor allem Gewichtung der Anforderungen (Pflichtenheft)
3. Bestimmung möglicher Anbieter
4. Bewertung und Vorauswahl der Anbieter anhand der Anforderungsabdeckung
5. Definition typischer Anwendungsszenarios (Use Cases)
6. Vergleich der Funktionalitäten der verschiedenen Lösungen anhand dieser Szenarios
7. Detailbewertung und Endauswahl
8. Vertragsverhandlungen und Abschluss

Interne Analyse

Methodisch besteht eine interne Analyse aus den folgenden drei Elementen:

1. Contentanalyse
2. Prozessanalyse
3. Infrastrukturanalyse

Contentanalyse

Inhalt entsteht durch Neuerstellung oder Aktualisierung von Content. Ein Informationsbedarf kann zyklisch auftreten oder durch spezifische Ereignisse verursacht werden. Abhängig vom spezifischen Kontext ist der redaktionelle Anteil größer oder kleiner, z.B. bei Inhalten, die aus Backendsystemen direkt integriert werden können. Entsprechend sind auch die Anforderungen an ein CMS unterschiedlich.

Wichtig ist zudem die Auswertung der bisher effektiv genutzten Inhalte. Dabei muss vermieden werden, dass ein CMS auf die Unterstützung von (zeit- und geld-) aufwändigen redaktionellen Inhalten ausgerichtet wird, die jedoch keinen entsprechenden Mehrwert liefern.

Prozessanalyse

Die Prozessanalyse soll einen möglichst einfachen, schnellen und qualitativ hochstehenden Publikationsprozess ermöglichen. Gegenüber den herkömmlichen Lösungen mit einem zentralen Webmaster oder externen Dienstleistern (Webagentur) soll die Aktualität erhöht und ein größerer Informationsumfang ermöglicht werden, ohne dabei unverhältnismäßige Mehrkosten zu verursachen. Folgende Prozessdimensionen gilt es für die Auswahl eines geeigneten CMS abzuklären:

• Anzahl der Contentlieferanten, die das CMS bedienen sollen
• Heterogenität/Homogenität von Bedürfnissen der unterschiedlichen Bereiche
• Technische Kenntnisse der zukünftigen Anwender
• Regelmäßigkeit und Umfang der Anpassungen
• Organisatorische Rahmenbedingungen (Workflow, Pflichtenhefte, Zentralität)
• Terminliche Anforderungen an die Publikationen der einzelnen Bereiche/Contenlieferanten
• Prozesse, welche durch Backend-Systeme unterstützt werden
• Weitere, individuelle Dimensionen - je nach Kontext 

Infrastrukturanalyse

Teile der Prozess- und Inhaltsanalyse fließen in die Infrastrukturanalyse ein. Die definierten Backend-Systeme sollen in ein CMS integriert werden können. Dafür sind folgende Fragen zu klären:

• Welche Datenbanksysteme sind unternehmensweit im Einsatz?
• Welches Betriebssystem wird bevorzugt? Wo ist Know-how vorhanden?
• Welche Hardware ist im Einsatz? Welche Server werden betrieben?
• Mit welcher Middleware und welchen Applikationsservern kommunizieren die Systeme?
• Sind bestehende Benutzerdatenbanken und Berechtigungskonzepte (z.B. Active Directory, NT-Domäne) auf das CMS anwendbar oder zu adaptieren bzw. erst zu schaffen?
• Welche Sicherheits- und Sicherungskonzepte sind wie zu berücksichtigen?
• Mit welchem Zugriffsvolumen und welcher zeitlichen und inhaltlichen Verteilung der Zugriffe auf die Site muss gerechnet werden?
• Wie wird ein dezentraler Zugriff sichergestellt?
• Wie kann der Support rund um die Uhr sichergestellt werden? 

Nutzenanalyse

Auch wenn sich die Abschätzung möglicher Nutzenaspekte schwierig gestaltet, sollte sie bereits im Vorfeld stattfinden. Der Nutzen wird um so klarer, je besser es gelingt Content Management als Teil des normalen Geschäftsprozesses zu sehen. Hier bieten sich Ansatzpunkte z.B. bei der Einsparung von Kommunikationskosten (Printmedien, Telefonkosten) und Supportleistungen (FAQ) oder beim Aufbau einer verbesserten Kundenbindung. In der Praxis hat sich folgende Vorgehensweise bewährt.

(Quelle: Team:inmedias Oktober 2002)

Je mehr Einträge in den Spalten "hoch" und "extrem hoch" erfolgen, desto mehr Erfolg verspricht der Einsatz eines CMS. Die rote und die grüne Linie zeigen verschiedene Anforderungsprofile.

Definition von Anforderungen an das CMS

Aus der Analyse des Ist-Zustandes bzw. der Anforderungen an den Informationsprozess und an die Inhalte leiten sich Kritereien für ein zu implementierendes CMS ab. Ein detaillierter Anforderungskatalog mit individuell gültiger Gewichtung ist auszuarbeiten. Aus der finanziellen Perspektive ist primär die Höhe der Initialinvestitionen und der laufenden Betriebskosten interessant. Oft bieten Systeme mit hohen Investitionen (Lizenzgebühren) vielfältigere Elemente, welche die Skalierbarkeit grundsätzlich erhöhen und die Anpassung auf individuelle Bedürfnisse ermöglichen.

Die Investitionen müssen den Einsparungen bei den Betriebskosten gegenübergestellt werden, welche nur durch eine klare Definition der zu publizierenden Inhalte im Voraus ermittelt werden können. Je nach Umfang und Komplexität der Inhalte sind unterschiedliche Investitionen zu rechtfertigen.

Diese vereinfachte Darstellung der Beziehung von Kosten und Leistungsfähigkeit eines CMS soll nicht dazu verleiten, eine saubere Evaluation der CMS zu vernachlässigen, da nicht davon ausgegangen werden kann, dass die teureren Systeme generell mehr Funktionalitäten bieten bzw. Betriebskosten reduzieren.

Vergleich generischer Content Management Varianten
hinsichtlich Umfang/Kosten

Die x-Achse (Contentquantität, z.B. Anzahl Seiten) kann auch als Zeitachse in einer typsichen Entwicklung von Websites interpretiert werden. Demnach sind in unterschiedlichen Situationen unterschiedliche Lösungen sinnvoll, wobei aufgrund der Kosten, die ein Systemwechsel mit sich bringt, auch höhere Investitionen in der Anfangsphase zu rechtfertigen sind. Um die Unterschiede zwischen den individuell sinnvollen Funktionalitätsumfängen zu verdeutlichen, sollen nachfolgend vier Szenarien gegenübergestellt werden. Die Szenarien können zudem Anhaltspunkte für konkrete Lösungen bieten, auch wenn in der Praxis häufig Lösungen eingesetzt werden, die eine Kombination mehrerer Szenarien darstellen.

• Unter einer einfachen Internetpräsenz wird eine Website unter 100 Seiten verstanden. Primäres Ziel ist die Publikation von Informationen. Die Redaktion wird meist von einigen wenigen Personen vorgenommen.
• Eine umfangreiche Internetpräsenz weist über 500 Seiten Inhalt auf, die oft komplexe Interaktionsmöglichkeiten bieten. Die Inhalte werden in einem definierten Workflow dezentral von mehreren Personen gepflegt.
• Mittelgroße Intranets sind z.B. in Abteilungen von Konzernen im Einsatz und stellen Information für einige Dutzend Personen zur Verfügung. In diesem Zusammenhang ist die Informationspflege häufig zentralisiert oder sie erfolgt eher informell.
• Konzern-Intranets bedienen einige hundert bis mehrere tausend Benutzer und stellen sehr umfangreiche Informationen zur Verfügung. Die Datenpflege erfolgt meist stark dezentral.