Produktinformationen werden oft in verschiedenen Systemen benötigt - Intranet, Internet oder auch für Print. Die mehrfache Bereitstellung der erforderlichen Informationen ist oft mit hohem Aufwand verbunden, wie etwa in folgendem Beispiel, bei der Anlage eines neuen Produkts.

Vorher: Word, Dateisystem und Mail

1. Die Produktinformationen werden in Microsoft Word erstellt und im Dateisystem abgelegt.
2. Die Mitarbeiter in den Fachbereichen werden per e-Mail zur Prüfung und Überarbeitung aufgefordert.
3. Um den Erstellungsprozess zu dokumentieren wird mit Kopien und Datumsinformationen im Dateinamen gearbeitet.
4. Es enstehen zahlreiche Versionen des Dokuments.
5. Da dafür kein Formular verwendet wird, sind oft Felder nicht vollständig ausgefüllt.
6. An externe Partner werden die Dokumente per Mail verschickt.
7. Die beteiligen Mitarbeiter suchen oft nach den Kontaktdaten dieser Partner.
8. Es entstehen zahlreiche zusätzliche Dokumente, wie z.B. Protokolle.
9. Es werden eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen vergeben.
10. Nachdem die Produktinformationen freigegeben sind, wird eine Kopie mit "_final" bezeichnet und an die Agentur geschickt, die den Internetauftritt pflegt. Diese überträgt Texte und Bilder manuell.
11. Die Daten werden zusätzlich mit internen Informationen für den Support versehen und im Intranet veröffentlicht, das erledigt die IT selbst
12. Am Ende gibt es nochmals Änderungen. So werden die letzten Schritte mehrfach durchlaufen.

Dieser Prozess ist sehr zeit- und kostenaufwändig. Oft gehen durch die zahlreichen Kopien Informationen verloren. Die Mitarbeit externer Partner gestaltet sich besonders schwierig.

Microsoft .NET Technologie kann helfen, diesen Ablauf erheblich effektiver zu gestalten.

Nachher: InfoPath, Windows SharePoint Services und contentXXL

1. Die Produktinformationen werden in ein Microsoft InfoPath Formular erfaßt und in einem Projektarbeitsbereich auf Basis der Windows SharePoint Services als XML-Datei strukturiert abgelegt.
   Da ein Formular mit Prüfungen verwendet wird, sind alle Felder richtig ausgefüllt.
   Die Mitarbeiter in den Fachbereichen werden automatisch per e-Mail von der Änderung informiert
2. Im Dokumentenbereich werden bei Änderungen automatisch neue Versionen angelegt. Durch ein- und auschecken werden die in Bearbeitung befindlichen Dokumente automatisch gesperrt.
   Externe Partner greifen direkt auf den Projektarbeitsbereich zu. Sie müssen dazu nicht in die Verzeichnisdienste des Unternehmens aufgenommen werden.
3. Die beteiligen Mitarbeiter finden alle Kontaktdaten schnell auf der Projektwebsite Zusätzliche Dokumente, wie z.B. Protokolle werden dort ebenfalls abgelegt.
4. Aufgaben und Termine werden ebenfalls auf der Projektwebsite vergeben.
5. Nach der Freigabe werden die Informationen automatisch zum mit Business Content Management System contentXXL gepflegten Internetauftritt und ins Intranet übertragen, auch bei weiteren Änderungen.
   Programmierung ist dazu nicht erforderlich.

Übersicht

Abb.: contentXXL Sharepoint Connector in der Praxis

Schritt 1:

Die Produktinformationen werden in ein Microsoft InfoPath Formular erfaßt und in einem Projektarbeitsbereich auf Basis der Windows SharePoint Services als XML-Datei strukturiert abgelegt.

Abb.: Die Produktinformationen werden in ein Microsoft InfoPath Formular erfaßt

• Die Informationen können online oder auch offline (z.B. im Aussendienst) erfasst werden.
• Bilder werden einfach per Drag und Drop eingefügt.
• Es steht eine Rechtschreibprüfung zur Verfügung.
• Eingaben können validiert werden.

Abb.: Strukturierte Ablage des XML-Dokumentes im Projektarbeitsbereich auf Basis der Windows SharePoint Services

• Infopath speichert die Dokumente direkt auf der Website.
• Die Dokumente enthalten XML und können so sehr gut weiterverarbeitet werden.
• Die Inhalte der einzelnen Felder sowie Bearbeitungsinformationen können unmittelbar in der Tabelle angezeigt werden.

Schritt 2:

Im Dokumentenbereich werden bei Änderungen automatisch neue Versionen angelegt. Durch Ein- und Auschecken werden die in Bearbeitung befindlichen Dokumente automatisch gesperrt. Die Änderungen können in Kommentaren zusammengefasst werden.

Abb.: Versionierung und Kommentarfunktion in SharePoint

Schritt 3:

Die am Projekt beteiligen Mitarbeiter finden alle Kontaktdaten schnell auf der Projektwebsite. Zusätzliche Dokumente, wie z.B. Protokolle werden dort ebenfalls abgelegt.

Abb.: Alle Projektpartner stehen in der zentralen Kontaktliste im Projektarbeitsbereich.

Schritt 4:

Aufgaben und Termine werden ebenfalls auf der Projektwebsite vergeben.

Abb.: Alle Projektpartner stehen in der zentralen Kontaktliste im Projektarbeitsbereich.

Schritt 5:

Nach der Freigabe werden die Informationen automatisch zum mit dem Business Content Management System contentXXL gepflegten Internetauftritt und ins Intranet übertragen, auch bei weiteren Änderungen.
Programmierung ist dazu nicht erforderlich.

Dazu wird die entsprechende Dokumentenliste mit dem Ereignishandler des contentXLL Sharepoint Connectors versehen.

Abb.: Sharepoint Ereignishandler für contentXXL.

In contentXXL wird im browserbasierten Sitemanager das gewünschte Zielmodul definiert und die XSL Datei für die Transformation der Daten bereitgestellt. Abgesehen vom XSL Templating ist dazu keinerlei Programmierung oder Programmierumgebung, wie z.B. Visual Studio, erforderlich. Die Übertragung zwischen den Anwendungen erfolgt per Webservices, d.h. sie ist auch per Internet über verschiedene Server möglich.
Selbstverständlich können bei besonders komplexen Transformationen auch kundenspezifische Schnittstellen programmiert und als Datenquelle eingebunden werden.

Abb.: XSL Transformation zur Überführung der Daten aus dem InfoPath Formular in ein contentXXL News Objekt.

• Nach der Transformation der Daten stehen diese im CMS als contentXXL Objekte zur Verfügung.
• Die Bilddaten werden im CMS im contentXXL Ressourcenmanager abgelegt und mit einem Verwendungsnachweis versehen
• Alle Features des Business Content Management Systems contentXXL wie Mehrfachveröffentlichung, Content Relationship Management, A-Z Index, Kategorie-Navigation und Volltext- bzw. erweiterte suche können wie gewohnt verwendet werden.

Abb.: Die Produktinformationen werden nach der automatischen Aktualisierung im Internet und Intranet im CMS in verschiedenen Darstellungen angezeigt.

Zusammenfassung:

Durch die Kombination von Microsoft Office Anwendungen, Windows SharePoint Services und dem zu 100% auf Microsoft .NET basierten Business Content Management System contentXXL kann der Prozess der Erstellung, Änderung, Verteilung und Veröffentlichung von Informationen deutlich effektiver gestaltet werden. Nicht nur die Datenablage wird verbessert sondern gleichzeitig auch die Zusammenarbeit der Partner optimiert.
Dabei werden erheblich Zeit und Geld gespart. Die Qualität der angebotenen Informationen steigt.