Die ght GmbH, ein in Nürnberg beheimatetes mittelständisches Unternehmen mit 100 Mitarbeitern an zwei Standorten und mehreren regionalen Außenbüros, vertreibt und betreut als Fachhändler der Automobilindustrie eine breite Palette von Komponenten: Fahrtenschreiber, Tempomaten, Navigationssysteme sowie Systeme zur Flottensteuerung. Um die vielfältigen Informationen zu diesen Produkten für die Kunden leichter zugänglich zu machen, wurde bereits Ende der neunziger Jahre von portamundi eine Website eingerichtet. Doch als System der ersten Stunde genügte es Anfang des Jahres den Anforderungen nicht mehr.
»In der Automobilbranche hat sich das Zusammenspiel zwischen Herstellern und Werkstätten in den letzten Jahren enorm intensiviert,« berichtet Herbert Werthner, Prokurist und Bereichsleiter Systeme von ght. »Wir brauchten relativ kurzfristig ein Content Management System, das als Extranet unseren Partnern den schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen ermöglicht.«

Die Lösung muss passen

Diese Grundanforderung wird von vielen Content Management Systemen erfüllt, doch als Herbert Werthner den Markt zu sondieren begann, merkte er schnell, dass die meisten Angebote nicht in Frage kamen. »Einige Systeme schieden wegen zu hoher Preise aus, andere waren zu unflexibel,« so sein Resümee. »Vor allem aber fehlte es den meisten Anbietern an Verständnis für unsere eigentlichen Probleme.«Die Implementierung eines Content Management Systems ist einfach, wenn alle Daten aufbereitet vorliegen und nur noch veröffentlicht werden müssen. Doch das war bei ght nicht gegeben. »Die benötigten Informationen lagen zum Teil in Papierform vor oder waren auf CD-ROMs gespeichert. Vielfach wurden auch Informationen benötigt, die auf IT-Systemen von Partnerfirmen lagerten. Diese Daten galt es aufzubereiten und im einheitlichen Corporate Design zusammenzuführen.«Eine weitere Schwierigkeit bestand darin, dass die fertige Lösung später Funktionen bieten sollte, die aufgrund einer laufenden Migration zunächst noch gar nicht zur Verfügung gestellt werden konnten. »ght stellt derzeit auf ein modernes ERP-System um, eine Migration, die natürlich nicht über Nacht durchzuführen ist,« so Herbert Werthner. »Deshalb kam für uns nur ein Anbieter in Frage, der uns kurzfristig eine Lösung für die aktuellen Anforderungen erstellen konnte, der uns aber auch langfristig beim kontinuierlichen Ausbau unseres Informationssystems begleiten würde.«

Flexibilität und Partnerschaft

In portamundi fand die ght den gewünschten Partner. Die drei Jahre zuvor erfolgte Realisierung der Website schaffte zwar von Anfang an Vertrauen, war aber nicht allein entscheidend dafür, dass portamundi mit der Realisierung des Projekts betraut wurde. »portamundi ist nicht nur IT-Spezialist, sondern kommt aus der Werbung und weiß deshalb, wie ein Unternehmen erfolgreich im Web dargestellt werden muss,« so Herbert Werthner. »Und portamundi bot mit contentXXL ein System, das sofort einen Großteil unserer Anforderungen abdecken konnte.«
portamundi, eine Ausgliederung der Unternehmensfamilie Müller Medien, spezialisierte sich von Anfang an auf die Kombination von Web und Werbung. »Natürlich muss die Technik stimmen,« so Frank Daske, Leiter Business Content Management bei portamundi, »doch bei aller Faszination für das Medium Internet darf nie vergessen werden, dass jede Website die Marke des Unternehmens transportiert und deshalb auch nach werblichen Gesichtspunkten gestaltet werden muss.« Doch portamundi geht noch einen Schritt weiter. »Das Internet entwickelt sich von einem Präsentationsmedium zu einer Business-Infrastruktur,« erläutert Frank Daske. »Die Verwaltung von unstrukturierten Texten und Bildern reicht da nicht mehr aus.«
portamundi setzte daher schon sehr früh auf dynamisch aus Datenbanken erzeugte Websites - bereits das erste eigene Content Management System, contentPlus, war mit dem ISS-Server und der ASP-Technologie (Active Server Pages) von Microsoft entwickelt.
Den Kunden gefielen zwar die Lösungen, bei portamundi war man mit contentPlus aber noch nicht zufrieden. »ASP hatte zwar die richtigen Ansätze, war aber noch nicht leistungsfähig genug,« beschreibt Frank Daske die Problematik. »Erst Microsoft .NET gibt uns wirklich die Möglichkeiten, die wir benötigen, um die Anforderungen unserer Kunden schnell, sicher und kostengünstig zu erfüllen.«ContentXXL, das Nachfolgeprodukt von contentPlus, das auf SQL Server 2000 und zu 100% auf der .NET-Technologie von Microsoft basiert, bietet portamundi die in Projekten erforderliche Flexibilität. Und mehr als das. ».NET ist extrem leistungsfähig, vor allem ermöglicht es wirklich modulare Lösungen,« so Frank Daske. »Diesen Leistungsvorteil geben wir direkt an unsere Kunden weiter. So entstehen Lösungen mit kurzen Projektlaufzeiten sowie geringen Anschaffungs- und Betriebskosten, die sich für den Kunden schnell bezahlt machen. Wir können unseren Kunden heute Lösungen anbieten, mit denen sie durch die Verwendung vorgefertigter und sofort einsetzbarer Komponenten ihre Ziele sehr schnell erreichen, die aber trotzdem erweiterungsfähig und skalierbar sind - und das für Größenordnungen von einem Dutzend Anwendern bis zu Tausenden von Benutzern.«

Implementierung ohne Schwierigkeiten

Abb: Drag & Drop von Komponenten für das ght Projekt direkt im Browser

Die Implementierung von contentXXL bei ght selbst verlief problemlos. »Üblicherweise können in einem solchen Projekt rund 80% der Anforderungen durch Standardfunktionen abgedeckt werden, etwa 20% müssen angepasst beziehungsweise neu entwickelt werden,« so Frank Daske. Auch bei ght bewährte sich dieser modulare und funktionale Ansatz von contentXXL: Es werden keine Textbereiche, Auswahllisten oder Optionsfelder bereitgestellt, sondern bereits fertige Komponenten zur Realisierung von häufig gefragten Funktion im Zusammenhang mit Ankündigungen, Links, Kontakten, Terminen, Dokumenten oder Newslettern. »Wenn man Funktionen wie z.B. das Weiterempfehlen eines Textbeitrages, die Zuordnung eines Kontaktes zu einem Dokument oder die Bestellung eines Newsletters für einen Kunden jedesmal neu programmieren muss, dann hat man schnell Probleme mit den Zeit- und Kostenvorgaben,« so Frank Daske.
Der modulare Ansatz von contentXXL ist sehr flexibel: Aufgrund der unterschiedlichen Service Level der verschiedenen ght Partner musste die Informationsbereitstellung zielgruppenspezifisch erfolgen, was mit dem vorhandenen Rechte- und Rollenkonzept sowie der Möglichkeit, Informationen zeitgesteuert oder mehrfach zu veröffentlichen, kein Problem war.
Doch es gab auch Anpassungen und Erweiterungen. Bei den Recherchemöglichkeiten mussten eine Reihe spezieller Anforderungen von ght berücksichtigt werden. »Geplant ist, rund 3.000 Dokumente in das System einzupflegen,« erläutert Herbert Werthner. »Die extrem flexible Volltextsuche erlaubt zwar den schnellen Zugriff auf alle Inhalte, doch wir wollten es den unterschiedlich interessierten Anwendern noch einfacher machen und von Anfang an Filtermöglichkeiten vorsehen.«So können die Anwender beispielsweise von vornherein den zu durchsuchenden Datenbestand einschränken. Wer nur an Vertriebsdaten interessiert ist, sieht keine technischen Informationen, wer nur an bestimmten Produkten interessiert ist, kann die Sicht auf diese Bereiche eingrenzen. Zusätzlich hilft ein Farbleitsystem dem Anwender, sich schnell zurechtzufinden. »Die Übersichtlichkeit und Eingrenzung der gespeicherten Informationen war eine der wichtigsten Aufgabenstellungen, um den Nutzen für unsere Partner so hoch wie möglich zu gestalten,« stellt Herbert Werther klar.

An der Grenze zur Portallösung

Erweiterung in Funktionalität und Workflow sowie die Systemintegration waren aus Sicht von portamundi der größte Brocken. »Wir mussten zum einen komplexe Prozesse in contentXXL abbilden, zum anderen mussten wir Übergänge zu anderen Systemen schaffen, ohne dass der Anwender dies merkt,« erläutert Frank Daske. »Beides war dank der zugrundeliegenden .NET-Technologie verhältnismäßig einfach zu realisieren.« Das Design von contentXXL sieht Funktionsmodule vor, die komplexe Aufgaben abdecken und die sich je nach Kundenanforderungen anpassen oder ergänzen lassen. So übernimmt beispielsweise ein Login-Modul den gesamten Anmeldeprozess, ein Registrierungs-Modul steuert den kompletten Ablauf für die Registrierung der Nutzer. Das modulare Design von contentXXL auf der Basis von ASP.NET User Controls macht es möglich, dass einmal im Kundenauftrag entwickelte Module in das Grundsystem übernommen werden können und somit auch anderen Anwendern zugute kommen. »Content XXL wächst mit jedem Projekt,« so Frank Daske. So flossen etwa die positiven Erfahrungen mit Farbcodierungen, Filtern und Kategorien aus diesem Projekt in das Standardsystem ein, wovon bereits aktuelle Projekte im Bereich e-Government profitieren.
Umgekehrt gibt es bei jedem Projekt auch Anpassungen, die nur für diesen Kunden benötigt werden. »Nicht alle Daten, die wir über das System anbieten, stammen auch von uns,« erläutert Herbert Werthner. »Wir wollten unsere Kunden aber nicht auf andere Quellen verweisen, sondern ihnen auch diese Daten präsentieren.«portamundi erweiterte contentXXL um die benötigten Portalfunktionen und stellte die entsprechenden Verbindungen her - für den Anwender erscheint heute alles aus einem Guss, gleichgültig, wo die Daten selbst gespeichert sind.
Ein weiterer wichtiger Punkt war die künftige Erweiterbarkeit. »Durch die interne Umstrukturierung von ght, die mit der Umstellung auf ein ERP-System verbunden ist, können wir derzeit noch nicht alle gewünschten Funktionen im Content Management System zur Verfügung stellen,« so Herbert Werthner. »portamundi implementierte deshalb an verschiedenen Stellen zunächst erst einmal Dokumenten- oder Formularbereiche, die später schrittweise durch komplexere Funktionsmodule ersetzt werden können. So sind wir in alle Richtungen flexibel.«

Projektübergreifende Partnerschaft

Im Rahmen des Projekts war portamundi für die Anpassung und Implementierung von contentXXL zuständig, außerdem half der IT- und Kommunikations-Spezialist bei der Integration in die vorhandene Systemumgebung. Doch beiden Partnern war klar, dass die Aufgabe mit der Fertigstellung der Software noch nicht abgeschlossen sein würde.
»ght ist zu klein, um sich eine eigene IT-Abteilung leisten zu können, deshalb sind wir auf externe Dienstleister angewiesen,« erläutert Herbert Werthner. So übernimmt portamundi als Service Provider auch das komplette Hosting der Daten, was durch eine Pauschale abgedeckt wird. Auch die Schulung eines Kernteams von Redakteuren und Administratoren fiel in den Aufgabenbereich von portamundi. Aufgrund der einfachen Bedienbarkeit der vollständig browserbasierten Software genügte jedoch ein eintägiger Workshop: Die Mitarbeiter, die an dieser Einweisung teilnahmen, übernahmen danach die Aufgabe, ihre Kollegen einzuweisen.
Heute arbeiten fünf Mitarbeiter mit dem Content Management System, ght möchte diese Zahl aber schon bald verdoppeln. Denn sobald die notwendigen Daten eingepflegt sind, soll das Informationssystem erweitert werden. So ist unter anderem geplant, künftig auch Fachbeiträge und News zur Verfügung zu stellen und die Partner mit einem Newsletter zu versorgen.
Für ght hat sich das Projekt in vieler Hinsicht gelohnt. »Der Informationsfluss innerhalb des Unternehmens, vor allem aber im Zusammenspiel mit unseren Partnern, ist wesentlich besser geworden,« resümiert Herbert Werthner. »Das stärkt unsere Position am Markt ganz enorm. Es ist auch ein wichtiger Schritt bei der Umgestaltung von ght auf prozessorientierte Abläufe - etwa durch die Erweiterungen des Content Managements um eine Online- Bestellmöglichkeit und ein automatisiertes Buchungssystem für den Schulungsbereich.«

Auch finanziell hat sich die Anschaffung gelohnt: Herbert Werthner schätzt, dass sich die Investitionen durch Einsparungen bei der Informationsaufbereitung bereits im ersten Jahr amortisieren werden.

Verwendete Produkte

• Business Content Management System contentXXL
• Windows 2000 Server
• SQL Server 2000
• Index Server, Filter für Adobe PDF
• Internet Information Server
• .NET Framework
• Visual Studio .NET
• Microsoft Internet Explorer

ght GmbH

ght ist ein mittelständisches Unternehmen und betreut in seiner Funktion als Fachhändler der Siemens VDO Automotiv AG den After-sales-Markt in Bayern. Zu den angebotenen Produkten gehören unter anderem Fahrtenschreiber, Tempomaten, Navigationssysteme sowie Systeme zur Flottensteuerung. Der Hauptsitz von ght befindet sich in Nürnberg, doch über regionale Außenbüros und mehr als 800 Partner ist ght in ganz Bayern vertreten. Weitere Informationen über ght sind im Internet unter http://www.ght.de/ verfügbar.

porta mundi GmbH & Co KG

portamundi ist eine Agentur für ganzheitliche Kommunikation. Das Unternehmen entstand 1995 als Ausgründung der Unternehmensfamilie Müller Medien. Das Leistungsspektrum von portamundi umfasst neben den Aufgaben einer klassischen Werbe- und Kommunikations-Agentur die Analyse, Konzeption und Planung von Internet-, Extranet und Intranet-Auftritten sowie die komplette Realisation über alle Projektphasen einschließlich Texterstellung, Design, Implementierung bis hin zum Hosting. Zahlreiche Projekte werden auf der Basis des eigenen mit dem .NET Solutions Award 2003 ausgezeichneten Business Content Management Systems contentXXL durchgeführt. Zu den Kunden von portamundi zählen neben mittelständischen Unternehmen auch adidas-Salomon, Siemens &;D, Edeka und die Stadt Erlangen.

Business Content Management System contentXXL

contentXXL ist ein Business Content Management System speziell für mittelständische Unternehmen. Komplett auf der Basis von Microsofts .NET-Technologie basierend, bietet es einen schnellen, flexiblen und vollständig browserbasierten Zugriff auf Daten. Durch die modulare Bauweise mit Standard-, Premium- und Custommodulen können in den meisten Projekten bereits 80% der Grundanforderungen an Internet-, und Intranetauftritte sowie Extranets abgedeckt werden, die restlichen 20% werden kundenspezifisch angepasst oder neu erstellt. Zum Leistungsumfang von portamundi gehört neben der Software bei Bedarf auch das gesamte Projekthandling von der Analyse über die Realisation bis hin zum anschließenden Hosting.