Der Anforderungskatalog bzw. das Pflichtenheft ermöglichen eine erste Grobauswahl von potentiell sinnvollen Systemen. Darüber hinaus kann der Faktor Preis die Auswahl der zu untersuchenden CMS einschränken. Dabei muss jedoch kritisch hinterfragt werden, ob eine solche Selektion nicht zu einem frühen Ausscheiden von sinnvollen Lösungen führt, da sich bei vielen Systemen der Preis in einem frühen Stadium noch nicht ermitteln lässt.
Sinnvollerweise sollten bei einer Vorauswahl z.B. technische Restriktionen berücksichtigt werden, welche nicht in Übereinstimmung mit der aktuellen IT-Strategie stehen. Anschließend stellen Sie den übriggebliebenen, möglichen Anbietern das Pflichtenheft zu. Auf dieser Basis werden die Anbieter ihr Angebot evaluieren und eine entsprechende Lösung positionieren.
Die Bewertung der Anbieter kann anhand des Anforderungskatalogs durchgeführt werden. Dabei ist eine möglichst detaillierte Quantifizierung der unterschiedlichen Dimensionen anzustreben, um zu einer objektiv bewertbaren Lösung zu gelangen. Es sind zusätzlich zu den technischen Spezifikationen und Funktionalitäten und den Konditionen insbesondere auch implementierungsspezifische Kriterien (Projektmanagement von Kundenseite, Projektdauer, Unterstützung durch externe Berater, etc.) von großer Bedeutung und entsprechend zu gewichten. Ab einer gewissen Projektkomplexität empfehlen wir möglichst frühzeitig die bevorzugte Lösung prototypisch zu implementieren oder zumindest das System in einem ausgedehnten Workshop zu durchleuchten.
Wenn Sie eine CMS-Lösung anhand von gängigen Use Cases analysieren, die der täglichen Praxis des Anwenders entsprechen, lernen Sie einen Anbieter "ehrlich" kennen: Der Anbieter kann sich nicht ausschließlich auf die Stärken seiner Lösung beschränken und wird gezwungen, Kompromisse (Trade-offs) aufzuzeigen, welche grundsätzlich bei allen Softwareentwicklungen gemacht werden müssen. Eine entsprechende Ergänzung der Aufgabenstellung für die Präsentation der Anbieter kann hier einen wichtigen Nutzen liefern. Außerdem sollten hier die branchenspezifischen Charakteristika und Problemstellungen berücksichtigt werden, welche die Publikation von Content bestimmen.