Versionierung, Ein- und Auschecken von Objekten
Die Versionierung ermöglicht es, verschiedene Versionen eines Objektes zu speichern und bei Bedarf darauf zurückzugreifen. Dabei werden nicht etwa ganze Seiten sondern einzelne Objekte, d.h. beispielsweise ein Link oder eine Mitteilung versioniert.
Die Versionierung kann portalweit aktiviert oder auch deaktiviert werden. Dies ist nicht nur für die Anwendungsfälle wichtig, bei denen eine Versionierung nicht benötigt wird (z.B. in einem Intranet), sondern auch bei der Migration auf die neue Version. So können Sie auch mit der neuen Version so weiterarbeiten, wie bisher und zunächst Ihre Redakteure mit der neuen Funktionalität vertraut machen. Eine Aktivierung der Versionierung nur für einzelne Module ist nicht möglich, da Objekte ja mehrfach, d.h. in verschiedene Module, veröffentlicht werden können.
Im folgenden wird das Verhalten bei aktivierter Versionierung beschrieben.
Abb.: Die erweiterte Funktionalität wird in einem zusätzlichen Workflow-Toolbar bereitgestellt.
Um Änderungen an einem bestehenden Objekt vornehmen zu können, muss dieses zunächst ausgecheckt werden. Standardmäßig wird die aktuellste Version des Objektes ausgecheckt, genauer gesagt die aktuellste Version der ausgewählten Sprachvariante. Dabei besteht die Möglichkeit eine Bemerkung einzugeben, z.B. den Grund der Änderung.
Das Objekt ist nach dem Auschecken für andere Bearbeiter gesperrt. Dies verhindert, das mehrere Personen gleichzeitig an einem Objekt arbeiten. Ein berechtigter Administrator kann diese Sperre jedoch aufheben. Es ist auch möglich, eine maximale Sperrzeit zu konfigurieren, nach der die Sperre automatisch aufgehoben wird.
Der Status des Objektes, z.B. "Nicht ausgecheckt" wird im Toolbar angezeigt. Wichtig für die Bearbeitung: Wird nach Änderungen am Objekt gespeichert, wird keine neue Version angelegt. Erst mit dem Einchecken des Objektes über die Schaltfläche "Einchecken" wird der aktuelle Stand als neue Version gespeichert. Beim Einchecken besteht ebenfalls die Möglichkeit, eine Bemerkung einzugeben, z.B. das Ergebnis der Änderung. Die Sperrung des Objektes für andere Benutzer wird mit dem Einchecken aufgehoben.
Ob das neu eingecheckte Objekt umgehend auf der Website erscheint, hängt vom konfigurierten Workflow ab. Die einzelnen Möglichkeiten werden weiter unten angesprochen. Ist kein Workflow definiert bzw. die Workflowvariante "trivial", dann ersetzt das eingecheckte Objekt automatisch die vorherige Version. Ansonsten wird der für diesen Inhaltsbereich konfigurierte Workflow ausgelöst.
Mit Hilfe der Funktion "Ausschecken rückgängig" können die im ausgecheckten Objekt erfolgten (und gespeicherten) Änderungen vor dem Einchecken rückgängig gemacht werden. Diese gehen dann natürlich verloren.
Über die Schaltfläche "Alle Versionen" erhalten Sie eine Liste aller verfügbaren Versionen des ausgewählten Objektes. Ein Tooltip über dem entsprechenden Symbol zeigt weitere Informationen zu den einzelnen Versionen an.
Abb.: Der Dialog "Alle Versionen" zeigt die einzelnen Versionen und deren Status.
Hier besteht die Möglichkeit einen Versionsvergleich durchzuführen. Standardmäßig werden die beiden letzten Versionen verglichen. Durch Drücken der STRG bzw. SHIFT Tasten und der linken Maustaste können auch zwei beliebige Versionen zum Vergleich ausgewählt werden. Die Unterschiede zwischen den beiden Versionen werden hervorgehoben, Einfügungen sind grün markiert, Löschungen rot. Diese Ansicht kann ausgedruckt werden, oder das Fenster bleibt als Hilfestellung für die weitere Bearbeitung geöffnet. Diese Hilfe erleichtert beispielsweise das Nachverfolgen von Änderungen für Übersetzungen erheblich.
Abb.: Beim Versionsvergleich werden Textänderungen farbig markiert.
Statt der aktuellen Version kann natürlich auch eine andere - frühere - Version zum Auschecken ausgewählt werden. Beim Einchecken wird dann davon eine neue Version mit einer höheren Versionsnummer angelegt. So kann der frühere Zustand eines Objektes sicher wiederhergestellt werden.
Insgesamt ist die Betriebsart mit eingeschalteter Versionierung sehr empfehlenswert. Die Versionierung bietet ein sicheres Verfahren auf frühere Bearbeitungsstände zurückzugreifen und eine gleichzeitige Korrektur durch mehrere Bearbeiter zu vermeiden.
Workflow und Verantwortlichkeiten
Um einen bestimmten Ablauf bei der Erstellung, Veröffentlichung und Freigabe von Inhalten sicherzustellen, werden verschiedene Workflows bereitgestellt. Diese können ggf. auch kundenspezifisch ohne Programmierung implementiert bzw. erweitert werden. Dabei sind lineare Workflows, auch über mehrere Schritte grundsätzlich abbildbar, d.h. die Entscheidungen sollten nacheinander getroffen werden. Beispielsweise wird von einem Benutzer die Rechtschreibung und Grammatik geprüft und anschließend von einem anderen die inhaltliche Richtigkeit des Inhaltes.
Standardmäßig im Lieferumfang enthalten sind z.Z. die
Workflow Varianten
Diese können entsprechend der Anforderungen für die ganze Website bzw. auch für einzelne Inhaltsbereiche unterschiedlich festgelegt werden. Beide Workflows können unabhängig davon realisiert werden, ob Versionierung zum Einsatz kommt. Für die Variante Basic Workflow ergeben sich Unterschiede im Verhalten für aktivierte und deaktivierte Versionierung.
Beim Trivial Workflow entfallen zusätzliche Inhaltsprüfungen, Freigaben erfolgen automatisch. Die Änderung von Inhalten ist damit schnell und einfach durch den Bearbeiter selbst möglich. Diese Variante wird immer dann eingesetzt, wenn die Bearbeiter die Inhalte selbst prüfen und verantworten, z.B. bei Fachbeiträgen in einem Intranet.
Der Basic Workflow beinhaltet eine Prüfung einer Änderung durch einen anderen Benutzer im Rahmen eines 2-stufigen Workflows (4-Augen-Prinzip). Beispielsweise ist, bevor eine Veröffentlichung bzw. Änderung eines Objektes für den Besucher der Website sichtbar wird, eine Freigabe durch einen Inhaltsverantwortlichen notwendig. Dabei werden zunächst auf Portalebene oder auch abweichend für einzelne Inhaltsbereiche (Module) Benutzer oder Rollen mit "Inhaltsverantwortung" zugewiesen. Diese müssen allen Änderungen zunächst zustimmen, bevor die Änderungen wirksam werden.
Ein Basic Workflow kann bei verschiedenen Aktionen ausgelöst werden. Bei deaktivierter Versionierung wird ein Workflow ausgelöst bei:
- Speichern und Löschen von Objekten,
- Änderungen bei der Veröffentlichung von Objekten (d.h. Veröffentlichung, Änderung der Zeitdauer, Aufheben der Veröffentlichung),
- Versenden eines Newsletters
Intern wird also trotz deaktivierter Versionierung neben der aktuell gültigen Version eine Arbeitsversion vorgehalten.
Bei aktivierter Versionierung wird ein Workflow ausgelöst bei:
- Einchecken und Löschen einer Version,
- Löschen eines Objektes,
- Änderungen bei der Veröffentlichung von Objekten (d.h. Veröffentlichung, Änderung der Zeitdauer, Aufheben der Veröffentlichung),
- Versenden eines Newsletters
Dabei wird in jedem Fall der Inhaltsverantwortliche um sein Einverständnis für die jeweilige Aktion gebeten. Er erhält per e-Mail eine Benachrichtigung, das eine Workflow-Aktion erforderlich ist. Über den in der Mail enthaltenen Link oder in seiner Aufgabenliste findet er die entsprechende Aufgabe, z.B. eine Bitte um Änderungsfreigabe.
Abb.: Werden im Rahmen der Workflows automatisch Aufgaben vergeben, erhält der Empfänger zusätzlich eine Information per e-Mail.
Dabei sind im Unterschied zu sonstigen Aufgaben nur definierte Aktionen möglich, z.B. "Annehmen" oder "Zurückweisen". Anschließend wird der jeweils folgende Workflowschritt durchgeführt, z.B. eine Veröffentlichung der geänderten Inhalte bei Annahme einer Änderungsfreigabe. Der den Workflow auslösende Benutzer wird vom Ergebnis des Schrittes nur dann per e-Mail informiert, wenn eine Zurückweisung erfolgt. In diesem Falle wird zusätzlich eine neue Aufgabe für ihn erstellt.
Abb.: Aufgabenliste mit einer geöffneten Workflow-Task - hier eine Bitte um Genehmigung einer Inhaltsänderung.
Das Arbeiten mit Workflow erleichtert erheblich die Arbeitsorganisation in sensiblen Bereichen, in denen ohnehin Freigabe-Verantwortlichkeiten gegeben sind, wie z.B bei Presseveröffentlichungen. In anderen Bereichen kann es auch hinderlich sein, da die Voraussetzungen - klare Verantwortlichkeiten - u.U. nicht gegeben sind.
contentXXL ermöglicht es, die Verfahrendsweise für einzelne Inhaltsbereiche - d.h. Teile einer Webseite - ganz flexibel festzulegen. In der Praxis wird man dabei mit einigen wenigen Bereichen beginnen und erste Erfahrungen sammeln.
Kundenspezifische Workflows und Systemintegration
Über die standardmäßig bereitgestellten Workflows können bei der Implementierung sowohl kundenspezifische Workflows direkt in contentXXL erstellt oder auch eine beim Kunden möglicherweise bereits existierende Infrastruktur, z.B. Microsoft BizTalk Server, Captaris Teamplate oder K2.net zur Abbildung von systemübergreifenden Workflows genutzt werden.
Offener, aufgabenorientierter Workflow
Zusätzlich zu definierten redaktionellen Workflows mit festen Abläufen und Verantwortlichkeiten sind im Tagesgeschäft oft auch operative, vorher im einzelnen nicht näher definierte Abläufe erforderlich. Diese können über Aufgaben abgebildet werden. Insofern stellt die manuelle Vergabe von Aufgaben eine flexible Ergänzung der Workflow-Fähigkeiten des Systems dar. Aufgaben können für alle Objekte wie Mitteilungen oder Kontakte, für Seiten und Module aber auch ohne Inhaltsbezug vergeben werden.
Die Vergabe von Aufgaben kann also automatisch (bei Workflows) vom System oder auch manuell erfolgen. Aufgaben werden an Benutzer oder Rollen vergeben. Bei Vergabe einer Aufgabe an eine Rolle, nimmt ein Mitglied dieser Rolle die Aufgabe an. Dadurch verschwindet die Aufgabe für die anderen Mitglieder der Rolle. Bei Vergabe einer Aufgabe an mehrere Benutzer müssen alle Empfänger diese Aufgabe erledigen.
Aufgaben haben verschiedene Statusinformationen wie "in Bearbeitung", "Wartend" u.a. Aufgaben haben einen Gesamtstatus, der sich aus dem Status der Teilaufgaben ergibt, beispielsweise gilt eine Aufgabe an mehrere Empfänger erst als erledigt, wenn alle Empfänger deren Erledigung bestätigt haben. Aufgaben haben neben den üblichen Metadaten wie Titel, Beschreibung und Fälligkeit einen Textbereich mit WYSIWYG-Editor zur Freitexteingabe für zusätzliche Informationen zur Aufgabe.
Abb.: Die operative Vergabe von Aufgaben stellt eine Ergänzung der fixen Workflows dar.
Bei objektbezogener Vergabe einer Aufgabe im Objekteditor wird das betreffende Objekt automatisch mit der Aufgabe verknüpft. Sie können im Rahmen des Content Relationship Managements mit allen anderen Objekten wie Dokumenten, Kontakten oder Links verknüpft werden. Aufgaben können Dateianhänge haben, z.B. Fehlerberichte o.ä. Aufgaben können mit einer Benachrichtigungsfunktion per e-Mail z.B. bei Statusänderung ausgestattet sein.
Gestellte Aufgaben können zurückgewiesen oder an andere Benutzer oder Rollen delegiert werden.
Die Zugriffsrechte und Sicherheitsrichtlinien können in vollem Umfang auch auf Aufgaben angewandt werden. Werden keine Angaben dazu gemacht, gilt automatisch die Standardrichtlinie. Den Aufgaben können Stichworte und Kategorien zugewiesen werden.
Im Sitemanager steht eine zentrale Aufgabenliste mit zahlreichen verschiedenen Ansichten zur Verfügung. Standardmäßig werden die offenen Aufgaben des jeweils angemeldeten Benutzers angezeigt. Alle Änderungen an Aufgaben werden in einem Protokoll geführt. Die Kontrolle der Erfüllung der Aufgabe (Status: "erledigt") kann dem Aufgabensteller vorbehalten bleiben.
Aufgaben sind eine große Hilfe bei der Organisation von operativen Arbeiten an Inhalten, Ressourcen oder Strukturen, z.B im Rahmen einer Lokalisierung: "Bitte um Übersetzung...". Anwendung vollständig browserbasiert, es ist keine zusätzliche Software erforderlich. Die vorhandene Infrastruktur (e-Mail) wird eingebunden. Die gewohnte Umgebung, der Sitemanager, wird nicht verlassen. Die Aufgaben stehen zentral, unabhängig vom Arbeitsort zur Verfügung. Externe Mitarbeiter können leicht einbezogenen werden, da eine Mitgliedschaft im Windows Verzeichnis / Active Directory nicht zwangsläufig erforderlich ist. Alle Vorgange werden protokolliert, der Überblick bleibt so erhalten.
Die Qualität der angebotenen Informationen steigt, gleichzeitig kommt es zu einer Zeit- und Kostenersparnis.